🧾 Reimburse (Reimbursement)
Modul reimburse mengelola pengajuan penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan.
💡 Siapa yang bisa manage:
Pengajuan reimburse hanya bisa dibuat oleh karyawan via aplikasi mobile — tidak bisa dibuat manual dari admin panel.
hr_manager, hr_staff, finance_manager, finance_staff, operation_manager, supervisor.Pengajuan reimburse hanya bisa dibuat oleh karyawan via aplikasi mobile — tidak bisa dibuat manual dari admin panel.
Alur Reimbursement
Karyawan ajukan reimburse + upload bukti (mobile)
↓
Notifikasi ke atasan langsung
↓
Atasan approve di Approval Inbox
↓
Finance Staff proses pembayaran
↓
Accounting buat draft jurnal (opsional)
↓
Selesai — karyawan dapat notifikasi
Konfigurasi Kategori Reimburse
Sebelum karyawan bisa mengajukan reimburse, admin harus membuat kategori terlebih dahulu.
- Buka menu Reimbursement → Reimbursement Categories
- Klik tombol + New
- Isi nama kategori (contoh: Transportasi, Makan Dinas, Akomodasi, Parkir, Internet)
- Tentukan limit per pengajuan jika diperlukan (opsional)
- Klik Save
Contoh Kategori Umum
| Kategori | Keterangan |
|---|---|
| Transportasi | Bensin, ojek online, taksi, toll |
| Makan Dinas | Uang makan saat perjalanan dinas |
| Akomodasi | Hotel saat perjalanan dinas |
| Komunikasi | Pulsa/internet untuk keperluan kerja |
| Alat Tulis | Pembelian ATK untuk kebutuhan kantor |
| Lainnya | Pengeluaran lain yang disetujui perusahaan |
Mereview Pengajuan Reimburse (Admin)
- Buka Approvals → Approval Inbox
- Filter atau cari pengajuan reimburse yang masuk
- Klik detail untuk melihat nominal, kategori, tanggal, dan bukti yang diupload
- Klik Approve atau Reject dengan komentar jika perlu
⚠️ Tombol Approve/Reject hanya muncul jika Anda adalah atasan langsung atau delegate yang sah untuk karyawan tersebut.
Proses Pembayaran (Finance)
- Buka Reimbursement → Reimbursements
- Filter status: Approved — lihat semua reimburse yang sudah disetujui atasan
- Proses pembayaran (transfer ke rekening karyawan atau via kasir)
- Update status menjadi Paid
Integrasi dengan Accounting
Reimburse yang disetujui dapat otomatis membuat draft jurnal akuntansi:
- Debit: Akun Biaya terkait (sesuai kategori reimburse yang di-mapping ke CoA)
- Kredit: Akun Hutang / Kas
💡 Mapping kategori reimburse ke Chart of Accounts dilakukan di menu Reimbursement → Reimbursement Categories — pilih akun debit default untuk setiap kategori.
Referensi URL
| Menu | URL |
|---|---|
| Reimbursement Categories | /admin/reimbursement-categories |
| Reimbursements (daftar) | /admin/reimbursements |
| Approval Inbox | /admin/approval-tasks |